A côté des options Venice Comptabilité er Venice Facturation, notre business software offre toute une série d'options communes. Ces options s'intègrent aussi bien dans le module Comptabilité que dans le module Facturation.
  • Analytique

    A l’aide de cette option, passer des écritures analytiques dans votre comptabilité ou votre facturation devient une opération évidente. Vous créez les comptes nécessaires pour le suivi de centres, produits et natures analytiques. De plus, si vous le désirez, vous pouvez créer des propositions d’écriture analytique automatique.

    Centre et produit

    La comptabilité analytique est virtuellement divisée en deux comptabilités analytiques séparées : il y a une répartition selon centre analytique et une répartition selon produit analytique. Ces deux éléments sont indépendants l’un de l’autre. Il est donc parfaitement possible de répartir analytiquement une écriture comptable sur un ou plusieurs centres analytiques, mais pas sur un ou plusieurs produits ou inversement. Le nombre de centres, produits ou natures analytiques que vous pouvez créer dans le fichier ‘comptes analytiques’ est illimité. A l’intérieur de chaque groupe, les éléments sont proposés de manière hiérarchique dans une arborescence. Un niveau inférieur est marqué par un point.

    Par centre ou produit, vous disposez d’un nombre de champs libres et d’un bloc d’information. Chaque centre ou produit peut être mis hors service. De plus vous pouvez indiquer si le solde du compte analytique doit être reporté à l’exercice suivant ou pas.

    Pour chaque compte du plan comptable général, vous pouvez indiquer si vous désirez répartir les écritures selon centre et/ou produit analytique. De plus vous pouvez définir si le programme doit faire appel à une proposition d’écriture analytique.

    Facturation

    Dans la facturation, vous indiquez avec un seul paramètre si l'information par centre et/ou produit doit être demandée par ligne. Lors du transfert des factures à la comptabilité, les écritures analytiques correspondantes sont passées automatiquement.

    Proposition d'écriture automatique

    Le nombre de propositions d’écriture analytique que vous pouvez créer est illimité. Grâce à ces propositions, vous pouvez passer des écritures analytiques de manière plus facile, plus rapide et surtout plus cohérente. On distingue les propositions selon centre et celles selon produit. Lors des écritures, les propositions sont recalculées et visualisées automatiquement à base du montant entré sur la ligne de comptabilisation.

    Modifications après la clôture d'une période

    Il est toujours possible de modifier ou de compléter l’information proposée. Il est possible de mentionner soit des pourcentages, soit des montants. De plus, les quantités mentionnées peuvent également être réparties analytiquement. A l'exemple des écritures dans la comptabilité générale, les écritures analytiques sont traitées en temps réel. De plus, elles peuvent être rectifiées facilement, même si la période correspondante dans la comptabilité générale a déjà été clôturée.

    La routine d'impression permet d'imprimer les journaux, les balances et les historiques analytiques.

    L’option analytique est automatiquement disponible aussi bien dans Venice Comptabilité que dans Venice Facturation Enterprise. Vous ne devez donc l’acquérir qu’une seule fois.

  • eDocuments

    Les documents de Vente (livraisons et factures) et les rappels peuvent être envoyés en vrac par voie électronique au client.

    Grâce à la technologie évoluée et à la grande automatisation, le traitement du flux de documents par voie électronique offre aux entreprises un gain de temps et d'argent important. Mais également pour le fournisseur, qui ne doit plus imprimer ses factures ni les envoyer, cette nouvelle méthode de travail offre des avantages.

    L’envoi et l’archivage électronique des rappels vous offre également un gain de temps et d’argent considérable.

    L'option 'eDocuments' (documents électroniques) offre la possibilité d'envoyer automatiquement des documents (livraisons, factures de ventes et rappels) établis dans Venice à vos clients et cela dans plusieurs formats, entre autres pdf, e-fff et Zoomit.

    Facturation électronique

    Le premier janvier 2013, de nouvelles règles de facturation en ce qui concerne la TVA entrent en vigueur en Belgique. Ces modifications visent à traiter en égaux les factures électroniques et les factures sur papier. La forme de la facture, soit sur papier soit sous format électronique n'a plus aucune importance. Toutes les factures sont soumises aux mêmes règles et doivent être traitées de la même manière. Les factures électroniques, que vous devez archiver, sont d'ailleurs légitimes au même titre que leurs adversaires 'normaux' sur papier.

    Dans chaque fiche de client individuelle, vous pouvez noter comment ce client désire recevoir ses factures et/ou livraisons :

    • sur papier
    • uniquement par voie électronique
    • les deux options (cela peut être utile au cours d'une période de test).

    Lors de l'établissement d'une facture de vente (ou livraison de vente) dans Venice Facturation & stock, le programme 'sait' dans le cas d'un client qui désire recevoir ses factures par voie électronique, que la facture devra être exportée dans le format désiré. Les factures qui doivent être traitées électroniquement, ne seront plus imprimées.

    Dès que vous appuyez sur 'Exporter', un fichier électronique est créé par document dans un répertoire prédéfini. Venice eDocuments permet d'envoyer automatiquement et en vrac les documents aux clients respectifs. Pour cela, Venice peut faire appel à votre programme e-mail standard!

    Rappels électroniques

    Pour les documents de vente qui n'ont pas été payés à l'échéance, le module Rappels génère un document dans lequel le client est sommé à payer la facture. Chaque document échu reçoit un degré. C'est le nombre de jours qui ont passé depuis la date d’échéance qui détermine le degré.

    Venice imprime un document par client. Ce document mentionne tout d'abord tous les documents qui ont généré le rappel. Pour chacun des documents, le degré est mentionné. Le degré du rappel détermine le texte qui sera imprimé. Par degré, vous pouvez définir un autre texte.

    Lorsque vous imprimez des rappels, vous mentionnez une date de contrôle. Le logiciel utilisera cette date pour décider si le document est échu. Avant que les rappels soient réellement imprimés, vous recevez une liste avec les clients pour lesquels un rappel sera imprimé. Vous pouvez éventuellement encore décider de ne pas envoyer de rappel à certains clients.

    Meer over elektronische facturatie

  • Import

    Cette option permet d’importer des données issues d’autres applications.

    A condition bien entendu que ces applications soient capables d’offrir les données sous forme de texte, p.ex. *.txt ou *.csv.

    Quasiment toutes les données de base (p.ex. clients, fournisseurs, articles, journaux, ...) et documents (achats, ventes, documents financiers, OD, factures, offres, données de stock, ...) peuvent être importés.

    Pour les données de base, il est d’ailleurs également possible d’adapter des fiches déjà existantes. Toutes les données importées sont soumises aux mêmes contrôles de validité rigides qui sont appliqués lors de l’entrée manuelle de données. Lors de l’importation, vous disposez d’un aperçu visualisant immédiatement les résultats de ces contrôles ainsi que la progression de l’importation.

    Quant aux documents divers et financiers, il est même possible de lettrer des lignes de comptabilisation ou des documents, à condition que vous mentionniez les références correctes. Si vous démarrez avec Venice, il est intéressant de pouvoir copier des données de votre ancien logiciel. Dans ce contexte, les clients, fournisseurs, le bilan de début et les états de stock sont les exemples les plus évidents. Mais aussi après, l’option Importation vous rendra service.

    Elle vous permet par exemple de faire une mise à jour des prix de vos articles à base d’un fichier qui vous est fourni périodiquement par votre fournisseur. Ou bien de réaliser un lien avec une caisse-comptable visant à envoyer les états de stock ou à importer les rentrées quotidiennes par la voie d’un document financier ou divers.

    Elle vous permet par exemple de faire une mise à jour des prix de vos articles à base d’un fichier qui vous est fourni périodiquement par votre fournisseur. Ou bien de réaliser un lien avec une caisse-comptable visant à envoyer les états de stock ou à importer les recettes quotidiennes par la voie d’un document financier ou divers.

    Afin de laisser une grande liberté dans la présentation des données à importer, le fichier ne doit pas avoir une forme imposée. En effet, à l’aide d’un deuxième fichier descripteur, vous indiquez comment le fichier des données est établi et quels sont les champs qui y figurent. De plus, vous pouvez mentionner une valeur constante pour les champs qui ne sont pas disponibles dans le fichier de texte. Finalement, vous pouvez vous servir également d’expressions et de formules vous permettant ainsi d’importer des champs qui ont une autre valeur ou forme que celle appliquée dans Venice.

    Vous pouvez exécuter un programme ou commande quelconque juste avant ou juste après l’importation des données, par exemple pour préparer les données à importer ou pour les traiter après l’importation. Cette option vous permet , sous certaines conditions, d’exécuter des conversions avant l’importation ou de supprimer le fichier des données après traitement.

    Dès son installation, l’option Importation s’intègre aussi bien dans Venice Comptabilité que dans Venice Facturation Enterprise. Si vous disposez de Venice Comptabilité et de Venice Facturation, vous ne devez acquérir l’option importation qu’une seule fois.

  • Intrastat

    L'option Intrastat vous permet d'entrer immédiatement des données Intrastat pour chaque facture intracommunautaire et cela aussi bien dans Venice Comptabilité que dans Venice Facturation Enterprise. Il est évident qu'il est possible de compléter ou de modifier les données par après. La déclaration est rédigée en un rien de temps.

    Paramètres généraux

    Dans les paramètres généraux, vous choisissez les modèles auxquels vous êtes assujettis (arrivée ou expédition) et de plus vous indiquez quel type de déclaration vous devez déposer (standard ou étendu). Lors de l'encodage d'une facture, vous utilisez le bouton 'Générer écritures Intrastat' pour compléter les lignes Intrastat.

    Par ligne Intrastat vous mentionnez les données suivantes:

    • modèle (arrivée ou expédition)
    • code de pays
    • mode de transport
    • nature de la transaction
    • code marchandises
    • masse nette
    • unité supplémentaire (si nécessaire)
    • valeur de facture
    • région
    • code conditions de livraison

    Pour chacun des ces éléments, vous avez une fenêtre de recherche à votre disposition de façon que vous trouvez aisément les valeurs valides. Rechercher un code marchandises se fait de manière rapide et intuitive.

    Tous les codes marchandises qui sont mis à disposition par la BNB sont enregistrés dans un fichier. Une fenêtre de recherche permet de visualiser la liste. Vous feuilletez la liste ou vous entrez quelques chiffres pour vous positionner aux alentours du code recherché. Les codes que vous utilisez fréquemment peuvent être enregistrés dans une liste personnelle. Vous pouvez noter un pseudonyme pour chaque code marchandises de façon que vous puissiez la sélectionner plus vite. Pour la plupart des codes de nomenclature vous devez mentionner le poids en kg, mais pour certains codes vous devez mentionner également une unité supplémentaire. Le programme détecte automatiquement la nécessité de mentionner une unité supplémentaire.

    Il est possible d'entrer des données Intrastat qui ne sont pas directement liées à un document d’achat ou de vente spécifique. De plus, la rectification par après des données est également possible.

    Déclaration

    Finalement, les données produites doivent être déposées auprès de la Banque Nationale de Belgique. Venice vous permet d'envoyer directement le fichier de déclaration générée à l'aide de votre programme e-mail standard. De plus, imprimer les données, pour des raisons documentaires est également possible.

  • Comptes annuels

    Cette option vous permet d’établir en un clin d’œil les comptes annuels selon le schéma complet ou abrégé.

    Toutes les pages peuvent être générées: le bilan, le compte de résultats, les annexes et le bilan social. Grâce à l’intégration parfaite dans la comptabilité, vous pouvez établir à tout moment les comptes annuels provisoires. De plus, les ratios intégrés sont l’instrument idéal pour ceux qui veulent effectuer une analyse financière très poussée.

    Possibilités d'importation

    En général, vous partirez des soldes dans votre comptabilité Venice pour établir les comptes annuels. Vous pouvez récupérer les résultats de l’exercice actuel, éventuellement accompagnés des chiffres et des textes de l’exercice précédent. Cette relation directe avec vos données comptables est un atout formidable mais n’est pas du tout une condition absolue. Vous pouvez également partir des données d’un fichier BNB ou importer un fichier de texte.

    Vous pouvez également importer un fichier de texte avec les données pour le bilan social.

    Lien avec la comptabilité

    Le lien avec la comptabilité s’effectue via les définitions de rubrique. Celles-ci lient chaque rubrique des comptes annuels à un ou plusieurs comptes du grand-livre. Les définitions fournies par défaut permettent d’établir les comptes annuels belges. Mais vous pouvez les adapter à vos propres besoins. Pour chaque compte, vous mentionnez si vous désirez récupérer le solde, le solde de début ou les mutations.

    Entrée des données conviviale

    Les pages des comptes annuels sont présentées hiérarchiquement. Ainsi vous pouvez aisément rechercher une page individuelle pour y compléter des données ou pour y apporter des rectifications. Tous les totaux sont automatiquement recalculés.

    Partout, vous pouvez noter un commentaire. Celui peut consister dans un simple texte mais également dans une référence à un document externe que vous pouvez appeler directement. Le commentaire peut être mentionné sur les impressions s'il est important pour la personne à qui est destinée l'impression.

    Contrôles obligatoires et supplémentaires

    Si vous établissez les comptes annuels automatiquement à partir de votre comptabilité, vous ne disposez non seulement des soldes des comptes du grand-livre récupérés, mais également d’une liste avec toutes les anomalies qui ont été détectées lors de la récupération. Venice exécute tous les contrôles obligatoires ou supplémentaires imposés par la BNB, même ceux pour le bilan social. Un aperçu avec tous les contrôles auxquels les comptes annuels ne répondent pas est disponible. Pour chacun de ces contrôles, vous pouvez naviguer à la rubrique correspondante.

    L’élimination des écarts d’arrondissement se fait quasiment automatiquement.

    Ratios intégrés

    L’option permet également de calculer des ratios. Les formules pour les ratios les plus connus sont disponibles par défaut, mais vous pouvez les modifier ou en créer d’autres. De plus, vous pouvez utiliser les ratios prédéfinis pour en intégrer les résultats dans de nouvelles formules.

    Rapportage

    Bien que le but de cette option est de déposer les comptes annuels par voie électronique, une impression des comptes annuels pour usage interne est également possible. De plus, vous disposez également d’une liste de soldes, une liste d'erreurs et d’une impression des ratios ainsi que d’une liste qui mentionne tous les contrôles obligatoires (ou supplémentaires) auxquels les comptes annuels ne répondent pas.

    Dépôt

    Cette option vous permet de déposer des comptes annuels impeccables. Venice produit un fichier XBRL standardisé que vous pouvez ensuite télécharger de manière rapide et facile dans l'application de la BNB.

  • Gestion d'accès

    Cette option vous permet de régler pour des groupes d’utilisateurs l’accès aux modules, aux boîtes de dialogue, aux listes de recherche et autres.

    Pour chaque type de fiche ou document, vous pouvez définir si l’utilisateur peut ajouter, modifier, supprimer ou importer. De plus, cette option permet également de protéger vos données de façon qu’elles ne puissent pas être manipulées hors Venice.

    Administrateur

    La gestion d’accès utilise des groupes auxquels des droits bien définis ont été attribués. Les utilisateurs individuels appartiennent à un ou plusieurs groupes. Les droits dont dispose un utilisateur est la somme des droits attribués aux groupes auxquels il appartient. L’administrateur crée les groupes et définit les droits. Une fiche d’administrateur est créée au moment où l’option est activée. Si vous le désirez, vous pouvez définir plusieurs administrateurs. Les administrateurs ne sont pas soumis à des restrictions.

    Groupes

    Pour les autres utilisateurs, l’administrateur créera des groupes auxquels il attribuera des droits. Lors de la création d’une fiche d’utilisateur individuelle, il la classera dans un ou plusieurs groupes. Par utilisateur, on peut définir s’il doit entrer un mot de passe au moment où il veut entrer dans Venice. Il est également possible de lier accès à Venice à un compte d’utilisateur Windows ou Active Directory. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de demander un mot de passe (supplémentaire) pour Venice. Chaque utilisateur - même s’il n’est pas administrateur - peut consulter sa propre fiche et y apporter des modifications restreintes. 
    Il y a 2 méthodes pour attribuer des droits à un groupe.

    • Option: On peut restreindre facilement l’emploi de certaines options ou certains éléments de ces options.
    • Action; On peut ’admettre ou ’interdire certaines actions. Vous configurez les actions suivantes: démarrer des modules, ajouter, modifier, supprimer et importer des fiches ou documents, lancer des boîtes de dialogue et des listes de recherche et quelques actions spécifiques telles que clôturer la période de TVA et les journaux.

    Si l’on choisit selon option, alors on peut restreindre facilement l’emploi de certaines options (p.ex. comptabilité) ou certains éléments de ces options. Si l’on choisit selon action, alors il est facile d’admettre ou d’interdire certaines actions. On configure les actions suivantes: démarrer des modules, ajouter, modifier, supprimer et importer des fiches ou documents, lancer des boîtes de dialogue et des listes de recherche et quelques actions spécifiques telles que clôturer la période de TVA et les journaux.

    Programmes externes

    Ces droits valent normalement pour tous les dossiers dans votre installation de Venice. Cependant, vos données ne sont pas protégées contre la copie sous une autre installation Venice ou contre la manipulation illicite à l’aide de programmes externes, tels qu’ODBC. Voilà pourquoi la ‘Gestion d’accès’ permet de protéger vos données à l’aide d’un mot de passe. Sans ce mot de passe, les programmes externes et les autres installations Venice n’ont pas accès aux données. Cependant dans votre installation Venice vous ne remarquerez rien de ce mot de passe. Vous ne devez pas entrer un mot de passe pour avoir accès au dossier.

    Si un dossier est protégé avec un mot de passe, vous pouvez définir des droits spécifiques pour ce dossier ou modifier les droits généraux à l’intérieur de ce dossier. Vous pouvez exclure certains groupes, pour d’autres vous définissez des droits totalement différents ou vous complétez les droits généraux.

    Utilisateurs externes

    Si vos données protégées sont manipulées également dans une autre installation de Venice (p.ex. celle de votre comptable), vous pouvez utiliser des groupes externes. Ceux-ci ne permettent pas uniquement de définir les droits qui valent pour les utilisateurs externes, mais également de définir dans quelle installation de Venice le dossier peut être utilisé. Cela se fait par la mention d’un numéro d’enregistrement. Quant aux dossiers protégés, vous pouvez également déterminer pour quels groupes d’utilisateurs ils doivent être visibles. Les utilisateurs qui n’appartiennent pas à un de ces groupes, ne voient pas apparaître les dossiers dans l’aperçu hiérarchique.

    Il est possible de limiter l’emploi de journaux et de journaux financiers à certains groupes d’utilisateurs.

    L’option Gestion d’accès est immédiatement disponible dans Venice comptabilité et Venice Facturation Enterprise.

  • WebConnect

    L’option WebConnect vous offre un webservice qui vous donne accès à vos données sur notre plate-forme nuagique à partir de n’importe quelle machine. Ainsi vous ne pouvez pas uniquement consulter vos données, mais vous pouvez également rédiger les commandes/factures à partir d’autres applications. Vous avez une connexion en temps réel avec votre application Venice dans le nuage. Etablir un lien avec un site internet, une app ou une application locale devient simple comme bonjour.

    Applications

    • Vous désirez lier un webshop à Venice de façon que vos utilisateus puissent passer des commandes en temps réel avec contrôle de stock immédiat?
    • Désirez-vous utiliser des données financières de Venice de façon que vous disposiez d’information de paiement à jour dans votre propre ERP?
    • Désirez-vous lier les suivis de projet de notre CRM avec le calendrier dans Outlook 365?
    • Désirez-vous ....

    Webservice

    WebConnect est un webservice qui est développé sur base de standards ouverts (oData, XML, JSon). L’avantage est que les développeurs peuvent directement se mettre au travail.

    Interessé? Regardez notre film youtube (uniquement disponible en néerlandais en ce moment) où nous approfondissons la technologie où nous montrons comment cela focntionne.