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eDocuments


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Les documents de Vente (livraisons et factures) et les rappels peuvent être envoyés en vrac par voie électronique au client.

 

Grâce à la technologie évoluée et à la grande automatisation, le traitement du flux de documents par voie électronique offre aux entreprises un gain de temps et d’argent important. Mais également pour le fournisseur, qui ne doit plus imprimer ses factures ni les envoyer, cette nouvelle méthode de travail offre des avantages.

 

L’envoi et l’archivage électronique des rappels vous offre également un gain de temps et d’argent considérable.

L’option ‘eDocuments’ (documents électroniques) offre la possibilité d’envoyer automatiquement des documents (livraisons, factures de ventes et rappels) établis dans Venice à vos clients et cela dans plusieurs formats, entre autres pdf, e-fff et Zoomit.

 

Facturation électronique

Le premier janvier 2013, de nouvelles règles de facturation en ce qui concerne la TVA entrent en vigueur en Belgique. Ces modifications visent à traiter en égaux les factures électroniques et les factures sur papier. La forme de la facture, soit sur papier soit sous format électronique n’a plus aucune importance. Toutes les factures sont soumises aux mêmes règles et doivent être traitées de la même manière. Les factures électroniques, que vous devez archiver, sont d’ailleurs légitimes au même titre que leurs adversaires ‘normaux’ sur papier.

Dans chaque fiche de client individuelle, vous pouvez noter comment ce client désire recevoir ses factures et/ou livraisons :

  • sur papier
  • uniquement par voie électronique
  • les deux options (cela peut être utile au cours d’une période de test).

Lors de l’établissement d’une facture de vente (ou livraison de vente) dans Venice Facturation & stock, le programme ‘sait’ dans le cas d’un client qui désire recevoir ses factures par voie électronique, que la facture devra être exportée dans le format désiré. Les factures qui doivent être traitées électroniquement, ne seront plus imprimées.

Dès que vous appuyez sur ‘Exporter’, un fichier électronique est créé par document dans un répertoire prédéfini. Venice eDocuments permet d’envoyer automatiquement et en vrac les documents aux clients respectifs. Pour cela, Venice peut faire appel à votre programme e-mail standard!

 

Rappels électroniques

Pour les documents de vente qui n’ont pas été payés à l’échéance, le module Rappels génère un document dans lequel le client est sommé à payer la facture. Chaque document échu reçoit un degré. C’est le nombre de jours qui ont passé depuis la date d’échéance qui détermine le degré.

Venice imprime un document par client. Ce document mentionne tout d’abord tous les documents qui ont généré le rappel. Pour chacun des documents, le degré est mentionné. Le degré du rappel détermine le texte qui sera imprimé. Par degré, vous pouvez définir un autre texte.

Lorsque vous imprimez des rappels, vous mentionnez une date de contrôle. Le logiciel utilisera cette date pour décider si le document est échu. Avant que les rappels soient réellement imprimés, vous recevez une liste avec les clients pour lesquels un rappel sera imprimé. Vous pouvez éventuellement encore décider de ne pas envoyer de rappel à certains clients.