Blog

Hoe uw administratieve rompslomp verminderen

Door:  Bruno Delaere

Wij lazen in een artikel van 1 september 2016 van de krant ‘De Morgen’ dat 1 op 3 zelfstandigen aan stoppen denkt door de administratieve rompslomp die ze hebben.

Het is natuurlijk niet de bedoeling dat u uw passie opzij zet omdat u te veel tijd besteedt aan het opmaken van facturen, het ingeven van uw boekingen, het bijhouden van uw betalingen, enz. Het is de bedoeling dat u uw tijd steekt in de zaken die er echt toe doen namelijk het runnen van uw business. De rest moet zoveel mogelijk geautomatiseerd verlopen.

Daarom geven wij u enkele tips: 

  1. Importeren van Coda bestanden ipv dagafschriften
    Standaard beschikt Venice Boekhouding over de mogelijkheid om CODA-bestanden in te lezen. CODA of gecodeerde dagafschriften zijn bankuittreksels die in elektronische vorm worden aangeboden. In plaats van handmatig al uw financiële verrichtingen in te boeken kunt u CODA-bestanden gewoon importeren en Venice verwerkt ze voor u. Vraag aan uw bankinstelling om uw bankuittreksels gecodeerd naar u door te sturen of download ze via Isabel. Kijk hier hoe het werkt.
     
  2. Verwerken van elektronische aankoopfacturen
    Venice stelt u in staat om de elektronische documenten die u van uw leveranciers ontvangt automatisch te importeren. Indien het document dat u van uw leveranciers ontvangt een gecodeerd bestand is zoals een xml-bestand worden de gegevens ook automatisch verwerkt. Vraag aan uw leveranciers om uw facturen zowel in een pdf als in een gecodeerd bestand door te sturen. Deze functionaliteit zit standaard in de optie Venice Boekhouding.
     
  3. Stuur uw facturen elektronisch door
    Steek geen tijd meer in het printen en plooien van facturen. Stuur ze gewoon via e-mail door. Met de optie Venice eDocumenten kunt u ze zelf allemaal met één druk op de knop versturen. Uw klant ontvangt zijn factuur in een formaat naar keuze. Bekijk zeker eens dit filmpje.
     
  4. Facturatievoorstellen opmaken
    Heeft u een klant die bij u steeds dezelfde producten of diensten bestelt? Dan kunt u voor deze klant een facturatievoorstel opmaken. Bij het opmaken van de offerte of de factuur worden alle artikels automatisch ingegeven en hoeft u enkel de hoeveelheid aan te passen. Probeer het zeker eens uit!
     
  5. Betalingen geautomatiseerd doorgeven
    Met de optie Venice Betalingen kunt u, vertrekkend van de informatie die reeds in uw boekhouding aanwezig is, een werkbestand opmaken om al uw betalingen in één keer naar uw bank door te sturen. U hoeft dus niet elke betaling stuk voor stuk in te geven. Voor meer info, klik hier.
     
  6. Klantenfiches en leveranciersfiches opmaken via het ondernemingsnummer
    Venice biedt u de mogelijkheid om heel snel klanten- en leveranciersfiches op te maken. Het enige wat u nodig hebt is een internetverbinding en het ondernemingsnummer van uw klant of leverancier. Tik het nummer in onder firmanaam, klik op de tabtoets en de gegevens worden automatisch ingegeven.

Bruno Delaere

Sales & Marketing

Volg mij linkedin