Venice Gestion des contacts vous offre la solution pour la gestion de vos contacts et le suivi de vos projets et le lien avec les documents de vente.

Grâce à la relation de vos contacts avec des clients/et ou fournisseurs nouveaux ou existants, vous avez plus vite une intelligence des besoins de ces clients/fournisseurs. Une approche personnalisée vous permet de répondre plus vite à certaines situations.

Venice Gestion des contacts s’occupe de la gestion de tous vos contacts, qu’ils soient actifs auprès d’un client/fournisseur ou qu’ils soient considérés comme des clients/fournisseurs potentiels. Le suivi des projets, où l’on retrouve la communication avec les contacts, constitue le deuxième pilier de cette option.

Contacts

Vous pouvez gérer les fiches de contact de manière synoptique et conviviale. Vous pouvez les lier à des clients ou fournisseurs existants ou les traiter comme des entités totalement indépendantes. Par fiche de client/fournisseur, vous pouvez créer autant de contacts que vous désirez. A part les données de contact de la personne en question au sein de cette société, vous pouvez aussi tenir les données privées de cette personne. Les paramètres vous permettent de définir jusqu’à quatre médias sociaux. Le programme prévoit par défaut LinkedIn, Facebook et Twitter.

Le tableur vous offre un aperçu clair de vos contacts. Une sélection d’uniquement les adresses e-mail vous permet d’organiser de manière efficace un mailing pour (une partie de) vos contacts. Par personne de contact, vous notez quels types de documents de l’administration peuvent lui être envoyés.

Projets

Le modèle constitue la base de chaque projet. Les modèles permettent de subdiviser les projets en différents types. Par type, vous pouvez définir un nombre indéfini de champs supplémentaires. Dans ces champs, vous tenez des données qui sont spécifiques pour un certain groupe de projets et que vous ne pouvez pas tenir dans les champs qui sont prévus par défaut. Dans les paramètres, vous ne définissez pas uniquement le nom et la description pour ces champs, mais également le type, la longueur, le nombre de décimales, … Lors du choix d’un modèle approprié pour un projet, vous avez la possibilité de noter des données supplémentaires.

Vous créez un projet pour un contact bien défini qui représente éventuellement un client/fournisseur. A côté des données de contact et les champs supplémentaires, vous retrouvez une série de champs prévus par défaut où vous pouvez mentionner l’état, le groupe, la catégorie… Vous pouvez lier des valeurs définies par vous-même à tous ces champs à l’aide d’une liste de recherche.

Dans les détails de projet, vous tenez toute communication avec les personnes de contact concernées et éventuellement la communication interne. Glisser et déplacer (drag & drop) des e-mail, des images ou des fichiers, vous permet de créer un nouveau détail de projet. Le contenu du détail est immédiatement complété avec le contenu de l’e-mail ou avec une référence à l’image ou au fichier en annexe.

De plus, vous pouvez également envoyer des mails à partir des projets. Dans la communication, vous visualisez non seulement votre dernière réponse formulée, mais éventuellement l’historique complet de la communication relative au projet. Les destinataires du message sont déterminés à base des données dans les fiches de contact. La possibilité d’ajouter des annexes et des liens hypertexte dans un détail de projet augmente l’efficacité au sein de votre entreprise. Toute information entrante et sortante est gardée dans le projet. Ainsi tous vos collaborateurs sont au courant.

Suivi de projets

Gérer les projets de manière efficace signifie que vous les suivez minutieusement. Vous avez la possibilité de faire le suivi par projet et par contact. Par suivi de projet, vous notez qui doit faire quoi et quand pour ce projet. Vous notez l’information détaillée dans le bloc d’info. Vous pouvez noter la disponibilité du contact au sein de la firme et les périodes de vacances. Une indication visionne si la personne est disponible dans la firme ou s’il fête son anniversaire !

Vous prévoyez autant de suivis que vous désirez par projet. L’action qui est désirée pour chaque suivi peut être sélectionnée dans une liste d’options que vous établissez vous-même.

L’explorateur de la gestion des contacts vous donne un aperçu clair de tous les projets en cours ou clôturés pour un contact ou firme bien particulier. Il est également possible de demander un aperçu de tous les projets d’un modèle particulier, ou limité à une période bien définie. Vous consultez les suivis en cours pour les contacts d’un responsable final bien particulier. Venice Gestion des contacts peut être utilisée totalement indépendamment, mais s’intègre aussi parfaitement dans les données de base (clients et fournisseurs) qui sont déjà présentes dans Venice Facturation Enterprise et/ou Venice Comptabilité.