Si vous gérez la comptabilité pour une petite, moyenne ou grande entreprise, une asbl ou en tant qu'expert-comptable pour toute une série de dossiers de taille différente, Venice vous permet de répondre facilement aux obligations légales.

Entrée de données efficace

L'entrée de données se passe de manière très efficace et la déclaration à la TVA, le listing clients annuel et le relevé intracommunautaire peuvent être déposés par voie électronique. Venice offre par défaut toute une série de fonctionnalités qui vous permettent de gagner du temps. En voici quelques-unes:

  • traitement de fichiers CODA (extraits de compte codifiés)

     
  • Importation de factures d'achat électroniques
  • contrôle en ligne des numéros d'entreprise à l'aide de la base de données VIES.  

Venice Comptabilité est un programme de comptabilité général basé sur l’utilisation du plan comptable minimum normalisé. Il vous permet de tenir une comptabilité et d’obéir aux obligations légales que ce soit pour une petite, moyenne ou grande entreprise ou de gérer toute une série de dossiers de taille différente en tant qu’expert-comptable. Grâce au grand nombre de rapports et d’aperçus très clairs et les possibilités d’exportation faciles, Venice Comptabilité devient LA source d’information qui vous permet de suivre votre entreprise de très près.

Il est évident que Venice Comptabilité vous permet d’encoder les quatre types de documents de base ‘Achats’, ‘Ventes’, ‘Documents financiers’ et ‘Opérations diverses’.   

Venice Comptabilité, qui est entièrement basé sur l’interface d’utilisateur intuitive de Windows, est un programme très convivial et facile à apprendre. Il s’agit d’un programme véritablement multi-tasking  où les fonctionnalités Windows sont réellement intégrées. Vous ne devez par exemple pas quitter un module pour créer un client ou un fournisseur en temps réel, ou pour consulter un compte général!

Vous voulez en savoir plus sur l'importation des factures électroniques ?

Dérouler Cacher

Venice vous permet d'afficher les documents électroniques que vous recevez de vos fournisseurs ou la version scannée  des documents que vous recevez sur papier pour les enregistrer et les traiter automatiquement. 

Lisez plus à ce sujet dans notre brochure

Données de base

Il est évident que les fiches de base pour les données de société, les clients, les fournisseurs et les établissements financiers sont présentes. De plus, vous disposez des fichiers auxiliaires indispensables pour devises, pays, codes postaux et cours. Le plan comptable minimum normalisé qui est livré avec le programme, peut être adapté à vos besoins.

De plus, vous pouvez créer un nombre illimité de journaux, chacun avec sa propre numérotation. Le nombre de dossiers que vous pouvez gérer ainsi que le nombre d’exercices par dossier est illimité. Le début et la fin de l’exercice peuvent être définis à votre gré et ne doivent pas forcément coïncider avec le début et la fin de l’année civile. Il est évident que les exercices doivent se suivre.

Proposition d’écriture

Par document, vous pouvez entrer jusqu’à 10.000 lignes de détail. Vous pouvez encoder les documents de manière complètement manuelle en partant d’un écran d’entrée blanc, ou vous servir d’une des propositions de comptabilisation préfabriquées que vous pouvez créer infiniment. Vous pouvez appeler une telle proposition au moment de l’encodage ou bien la lier à un client ou fournisseur de façon qu’elle est automatiquement sélectionnée lors l’encodage d’un nouveau document.

Les documents établis en devises étrangères et les réévaluations ne posent aucun problème pour Venice Comptabilité. Un fichier avec tous les codes de devise du monde est pourvu par défaut. Les éventuels écarts de cours entre le moment de l’encodage du document et son lettrage sont comptabilisés automatiquement sur les comptes appropriés. Vous ne devez pas vous soucier non plus des écarts d’arrondissement. Le bilan est toujours en équilibre !

L’encodage d’un document financier est très facile par le fait que vous pouvez rechercher un document impayé à base du montant, de la communication structurée ou du numéro de document. Mais l’importation de fichiers CODA est encore plus rapide et plus efficace. Cette fonctionnalité est disponible dans la version de base de  Venice Comptabilité !

Contrôle en ligne

Afin d’améliorer la convivialité, un grand nombre de contrôles sur les données entrées sont exécutés lors de l’encodage des documents. Le programme contrôle p.ex. en ligne la validité de tous les numéros de TVA et des numéros de comptes bancaires. Pour cela,  Venice établit une connexion avec la base de données VIES. Lors de l’enregistrement d’un document de vente ou d’achat, tous les contrôles arithmétiques connus sont exécutés sur les données de TVA. D’ailleurs vous n’avez qu’à compléter les bases de perception et les comptabilisations de TVA correctes sont exécutées automatiquement. Les taux de TVA à appliquer peuvent être modifiés à tout moment.

Venice offre aussi une intégration optionelle avec Companyweb, alors clients et fournisseurs n'ont plus de secret pour vous !

L’explorateur de comptabilité

L’explorateur de comptabilité vous permet de consulter à tout moment et de manière hyper rapide l’historique complet de votre comptabilité. Une liste des documents encodés, les écritures d’un document, l’historique d’un compte, les comptes individuels des clients et des fournisseurs, l’historique des paiements,… toute cette information est disponible.

Rapports et balances

Vous disposez de toute une série de rapports pour consulter et archiver vos données comptables. Il y a plusieurs types de balances : la balance de vérification et par solde, la balance fiscale (et les comptes annuels internes) et la balance récapitulative. Plus de détails sont offerts par les livres fiscaux, le grand-livre, l’historique des écritures, les comptes individuels, les journaux, les soldes mensuels et les chiffres d’affaires.

Vous faites le suivi des paiements à l’aide du planning financier, les extraits,  les rappels et l’échéancier. Vous déterminez vous-même après combien de jours le client doit recevoir un rappel, quelle est la rigueur du rappel et si vous mettez en compte des taux d’intérêts et des frais de rappel. Pour un suivi de paiement détaillé , vous pouvez donner à chaque document de vente un ‘état juridique’.

Déclarations

Il est évident que la déclaration à la TVA, le listing clients et le relevé intracommunautaire sont disponibles dans le logiciel de base. Toutes ces déclarations peuvent être déposées par voie électronique via Intervat. De plus, il est également possible d’imprimer ou de consulter ces déclarations sous forme de fichier pdf.  Si vous disposez de Venice Facturation Enterprise, vous pouvez transférer tous les documents de vente au journal de vente approprié.  La valeur des articles vendus, les éventuelles avances et, si désiré, les quantités sont enregistrés sur les comptes définis.

Dans sa version de base, Venice Comptabilité est un outil très performant. Pour ceux qui veulent aller encore plus loin, il y a toute une série d’options disponibles. Grâce à cette structure modulaire, vous pouvez choisir la combinaison qui répond parfaitement à vos besoins.

Sommaire des options

  • Consolidation

    Cette option permet de faire une consolidation de 2 manières, à savoir une consolidation de balances, et une consolidation de déclarations de tva (unité de tva) Dans les deux cas, des données de deux ou plusieurs dossiers sont fusionnées dans un dossier de consolidation.

    Consolidation de balances

    Dans le dossier de consolidation, vous créez pour chacun des dossiers à consolider une fiche de consolidation. Vous y notez un code unique pour chaque dossier et vous mentionnez comment doit être effectuée la consolidation.

    Pour que la consolidation soit possible, il est nécessaire que les éléments suivants soient identiques dans le dossier de consolidation et les dossiers à consolider:

    • La date de début et de fin de l’exercice
    • La devise dans laquelle est gérée la comptabilité
    • La version de Venice

    Lors de la consolidation, les soldes des clients, fournisseurs et comptes financiers (dépôts, banques, chèques postaux, caisses) sont centralisés sur un compte chacun. Dans la fiche de consolidation, vous avez mentionné ces comptes. Dans la remarque de chaque écriture individuelle, le code unique du dossier est noté.

    Afin de distinguer les transactions entre les sociétés du même groupe des transactions avec des sociétés externes, vous disposez du drapeau inter-company dans les fiches clients et fournisseurs. Ce champ vous permet donc d’identifier le client ou fournisseur comme une société appartenant au même groupe de sociétés. Les soldes de ces clients ou fournisseurs inter-company peuvent être consolidés sur un compte séparé.

    Si vous disposez de l’option analytique, vous pouvez également centraliser les données analytiques. Vous cochez quelles données (centres, produits, natures) vous désirez transférer et quel doit être le degré de détail. Si vous ne transférez pas d’information analytique, vous pouvez noter un texte fixe ou bien le code du dossier dans les codes analytiques.

    Avant de commencer la consolidation proprement dite, le plan comptable et éventuellement le plan analytique du dossier de consolidation sont complétés avec les comptes des dossiers à consolider. Ensuite démarre la vraie consolidation. Elle aboutit à un document divers. Le dossier de consolidation est un dossier normal. Cela signifie que vous pouvez utiliser tous les rapports (balances et listes) qui sont disponibles par défaut dans Venice, même ceux de comptabilité analytique.

    Consolidation de déclarations à la tva

    Si vous désirez générer une déclaration à la tva commune pour deux ou plusieurs dossiers, vous devez d’abord indiquer dans chacun des dossiers concernés qu’ils sont membre d’une unité de tva. De plus, vous mentionnez un répertoire où les données de tva doivent être copiées après la création de la déclaration.

    Vous créez un dossier de consolidation pour la déclaration à la tva commune. Vous définissez le dossier comme une unité de tva et vous énumérez tous les membres de l’unité à l’aide de leur nom et de leur numéro d’entreprise. De plus, vous mentionnez un répertoire où l’on peut trouver les données de tva pour les membres.

    Lors de la consolidation, Venice contrôle si toutes les données pour la période concernée sont présentes. Finalement une déclaration commune est générée.

    Pour que la consolidation soit possible, il est nécessaire que les éléments suivants soient identiques dans le dossier de consolidation et les dossiers à consolider.

    • Le code devise doit être EUR
    • Numéro d’entreprise belge valide
    • La date de début et de fin de l’exercice (dans le cas de la tva sur la marge réalisée)
    • Déclaration à la tva mensuelle.
  • Fiduciaire

    Cette option a été spécialement conçue avec les professionnels en matière de comptabilité. Elle pourvoit des fonctionnalités offrant un atout supplémentaire à l’expert-comptable qui travaille avec Venice Comptabilité.

    Fiches d’honoraires

    Ce module permet d’imprimer les fiches d’honoraires. Dans chaque fiche de fournisseur vous pouvez marquer si vous désirez imprimer des fiches d’honoraires pour ce fournisseur. Vous pouvez y noter aussi bien les données pour une personne morale que pour une personne physique. Vous pouvez rédiger des fiches 281.50 et 325.50.

    Fiche 281.50

    Cette fiche mentionne par fournisseur le montant total (hors TVA) des services qui ont été facturés au cours de l’année civile ainsi que le montant total des paiements (hors TVA) au fournisseur au cours de la même année civile Fiche.

    Fiche 325.50

    A part des fiches individuelles par fournisseur (fiche 281.50), vous pouvez également imprimer un relevé qui mentionne par fournisseur le montant total (hors TVA) des services facturées.

    Droits d’auteur

    Fiche 281.45

    Cette fiche mentionne par fournisseur le montant des droits d’auteur qui ont été facturés dans une année civile ainsi que le montant des précomptes immobiliers qui a été retenu et que vous devez encore verser.

    Fiche 325.45

    A part des fiches individuelles par fournisseur (fiche 281.45), vous pouvez également imprimer un relevé qui mentionne par fournisseur le montant total des droits d’auteur facturées.

    Dépenses non admises

    La liste des dépenses non admises donne un aperçu des dépenses non admises par compte ainsi que le montant non admis total. Dans la boîte de dialogue pour comptes généraux vous pouvez noter pour chaque compte concerné le pourcentage non admis.

    Intervat

    Vous désirez déposer les déclarations à la tva pour les dossiers que vous gérez par voie électronique? A l’aide du module Intervat vous le ferez en un rien de temps. L’application Intervat du SPF Finances vous permet de déposer la déclaration créée dans Venice. La réponse de l’administration est également traitée automatiquement.

    De plus, vous avez à tout moment un aperçu clair de l’état des dossiers : quels dossiers sont traités, quels déclarations sont prêtes à être envoyées, etc.

    Le module s’occupe également de l’établissement du relevé intracommunautaire et du listing clients. Le fonctionnement est quasiment identique.

    Belcotax on web

    L’application Belcotax On Web du SPF Finances vous permet de déposer des fiches électroniques pour droits d’auteur et fiches d’honoraires que vous avez créées avec Venice.

    Echange de données

    Envoyé et renvoyé

    Les états ‘Envoyé’ et ‘renvoyé’ vous permettent d’échanger de manière sûre des dossiers avec vos clients qui travaillent eux aussi avec Venice. Au moment où le client vous envoie son dossier, il positionne l’état du dossier sur ‘Envoyé’. Ainsi il ne peut plus passer d’écritures dans le dossier, il peut uniquement consulter et imprimer pendant que vous travailler dans le dossier. Après la restauration du dossier, le dossier reçoit l’état ‘renvoyé’ et votre client peut de nouveau passer des écritures dans le dossier.

    Copier et remonter

    Cette fonctionnalité vous permet de sauvegarder des dossiers à un endroit central. Au moment où vous avez besoin d’un dossier, vous le téléchargez de l’endroit central et vous le copiez à un endroit local. A ce moment personne d’autre ne peut travailler dans le dossier, car il ne se trouve plus à l’endroit central. Vous entreprenez les actions nécessaires dans le dossier et quand vous avez terminé, vous remontez le dossier à l’endroit central.

    Activer des options non installées

    D’éventuelles options dont votre client dispose, mais vous, le comptable pas, sont automatiquement activées dans le dossier du client. Supposons que votre client dispose des options Paiements et Analytique et vous, le comptable, disposez uniquement de la Comptabilité.

    Si votre client vous envoie une copie de sauvegarde, vous ne pourrez pas démarrer les modules comptables. Vous recevrez un message d’erreur disant que l’option Analytique est activée mais pas installée. Vous pourriez inactiver temporairement l’option Analytique dans les paramètres, mais cela donnerait des problèmes.... Si vous rectifiez des documents existants contenant des écritures analytiques, celles-ci seraient perdues, étant donné que l’option n’est pas active.

    L’option Fiduciaire veille à ce que vous puissiez travailler dans le dossier sans problèmes. Le programme se comporte comme si toutes les options dont le client dispose, étaient actives.

    Les experts-comptables membres de l’IEC ou de l’IPCF peuvent recevoir gratuitement l’option Fiduciaire (minimum 1 user, maximum 25% des utilisateurs de l’option Comptabilité), à condition qu’une copie du certificat d’agréation soit présentée.

  • Gestion des immobilisations

    L'option Gestion des immobilisations s'intègre parfaitement dans Venice comptabilité et vous permet de gérer l'aspect comptable de vos immobilisations de manière facile et efficace.

    Cette option permet de passer les écritures d'amortissement périodiques. Après la création des fiches d'immobilisation, les écritures d'amortissement sont créées automatiquement pour vous. Vous pouvez récupérer toutes les écritures sur des comptes d'investissement dans un fichier de travail. A base de ce fichier de récupération, vous décidez de créer de nouvelles fiches d'investissement, de modifier des fiches existantes ou de réaliser des fiches. Dans le cas des notes de crédit, les écritures de correction nécessaires seront automatiquement effectuées.

    Les fiches d’investissement contiennent toute l’information nécessaire à créer une proposition de comptabilisation pour les amortissements. Elles contiennent entre autres:

    • Un code à structure hiérarchique de 30 positions avec une description.
    • Un numéro de série unique qui facilite les recherches.
    • Une quantité avec 2 décimales (pour la gestion de plusieurs machines ou appareils identiques avec une seule fiche !)
    • La nature de l’investissement (recherche, économie d’énergie, autres).
    • Les données d’acquisition.
    • La méthode (linéaire, accélérée, dégressive, variable).
    • L’annuité (entier ou pro rata).
    • Les caractéristiques de l’immobilisation (corporelle/incorporelle, capacité, surface, ...).
    • La durée et la fréquence de comptabilisation (tous les 1, 2, 3, 4, 6 ou 12 mois).
    • Les comptes comptables à utiliser.
    • Historiques, valeur résiduelle, plus-values et moins-values.
    • Les données de crédit (note de crédit achat, montant crédité, nombre d’items crédités, ...)
    • Les données de réalisation (valeur de vente, client, facture de vente, ...).
    • Bloc d’info avec 4 champs numériques et 4 champs de texte libres.

    L’entrée des fiches est simplifiée par le fait que beaucoup de données sont complétées par défaut. Ainsi le risque d’entrer des données fautives est limité au minimum. Des dispositions spéciales ont été prises pour vous permettre d’entrer des données historiques. Cela est très utile lors de la création de fiches pour des immobilisations qui ont déjà été partiellement amorties dans les exercices précédents.

    Proposition de comptabilisation

    Le programme génère une proposition de comptabilisation à base des fiches d’investissement entrées. Les écritures proposées peuvent encore être annulées ou modifiées. Une opération de crédit ou une réalisation partielle est également possible. Il suffit que vous mentionniez un nombre d’items qui est inférieur au nombre effectivement acquis. De plus, pour les amortissements variables, vous pouvez mentionner l’usage effectif.

    Après l’adaptation de la proposition de comptabilisation, les écritures d’amortissement peuvent effectivement être enregistrées dans la comptabilité. En même temps l’historique des différentes fiches est mis à jour. L’historique mentionne toutes les modifications en détail: l’achat, les plus-values, les moins-values, les reprises, les opérations de crédit, les réalisations, les annulations des amortissements et finalement également les amortissements.

    Imprimer

    Vous avez plusieurs rapports à votre disposition:

    • Les fiches sous forme de fiche (avec ou sans historique et pronostique).
    • Les fiches sous forme de liste.
    • Liste de l’état actuel avec des totaux à différents niveaux.
    • L’historique d’une ou plusieurs fiches pour l’exercice actuel ou pour un nombre d’exercices mentionné (hiérarchique et avec totaux à différents niveaux).
    • La balance des amortissements.
    • Un tableau d’amortissement individuel avec l’évolution des amortissements par exercice.
    • Les fiches 275U et 276U, demande de déduction d’investissement.
  • Paiements

    Cette option permet d’automatiser vos paiements d’une manière complètement intégrée et transparente.

    Partant de l’information déjà présente dans votre comptabilité, vous pouvez créer des ordres de paiement intérieur ou extérieur de la même manière cohérente. Cette option vous permet de créer un fichier d'échange qui peut immédiatement être livré à votre établissement financier par exemple via Isabel.

    Documents d'achat

    Une grande attention a été apportée à l’entrée facile de l’information de paiement lors de la saisie des documents d’achat. Le programme contrôle entre autres la validité des communications structurées et des numéros de comptes mentionnés. Par document, et d’ailleurs également par fournisseur, vous pouvez indiquer si les paiements par voie électronique sont admis ou pas.

    Paiements périodiques

    Si vous le désirez, vous pouvez définir des paiements périodiques (tous les n jours, tous les n mois). Une option très intéressante pour le paiement de loyer, de salaires, d’avances à la TVA ou à l’ONSS, de remboursements de frais forfaitaires,… Ici, l’on peut utiliser un montant fixe défini d'avance, mais également le solde ‘actuel’ d’un compte déterminé.

    Fichier de travail

    A base des documents d’achat, des notes de crédit sortantes et des périodiques définis, le programme crée un fichier de travail qui contient tous les paiements à exécuter.

    Les paiements pour un même bénéficiaire sont globalisés automatiquement entre autres dans le but de limiter les frais bancaires pour les paiements à l’étranger. Voilà un atout à ne pas sous-estimer, car lors du traitement ‘manuel’ l’on n’arrive le plus souvent pas à globaliser les paiements parce que cela entraîne un travail de recherche et de calcul énorme.
    L’option Paiements résout ce problème facilement sans intervention de votre part!

    Dans le fichier de travail créé, vous pouvez indiquer de manière sélective quel compte bancaire vous désirez utiliser pour les différents paiements. Par compte bancaire, vous pouvez d’ailleurs indiquer s’il peut être utilisé pour les ordres de paiements automatiques. Lors du traitement des paiements, vous pouvez visualiser à tout moment le montant total des lignes déjà marquées pour être payées. De plus, vous pouvez également visualiser l’état virtuel des comptes bancaires concernés ainsi que l’influence de l’ordre actuel sur le solde.

    Ordre de paiement

    Pour exécuter les paiements marqués, il suffit de créer un ordre de paiement. Cet ordre est inscrit automatiquement dans la comptabilité par la voie d’une opération diverse. Tous les documents en question sont lettrés immédiatement. Le montant total de l’ordre de paiement est contrepassé au compte 'Ordres de paiements pendants'. Lors de la saisie des extraits financiers, il suffit de lettrer ce compte.

    Intégration avec Isabel

    Mais un logiciel pour les paiements électroniques n’est parfait que si l’on peut envoyer également les ordres de paiement par la même voie. L’option Paiements vous permet de créer un fichier d’échange qui peut être immédiatement envoyé à votre établissement financier par exemple via Isabel. Avec Isabel 6 il est même possible de télécharger des fichiers d’échange de Venice dans Isabel.

    L’option Paiements s’intègre parfaitement dans Venice Comptabilité. Elle peut être activée et configurée pour chaque dossier individuel.

  • Représentation fiscale

    Cette option s'intègre dans Venice comptabilité et permet d'automatiser votre activité en tant que représentant fiscal.

    Les caractéristiques principales sont:

    • Vous créez un dossier par client. Dans ces dossiers, les achats et les ventes sont importés ou encodés. Ces documents vous permettent de répondre à vos obligations légales belges en matière de tva.
    • Pour le suivi des paiements, vous créez un dossier central. Vous y enregistrez tous les dossiers clients désirés.
    • Pour faire le suivi des paiements, vous allez périodiquement transférer les données des dossiers clients au dossier central. Pour chaque dossier client individuel, vous pouvez indiquer quel type de suivi de paiement doit être appliqué:
      • Pas de suivi des paiements: votre client s'occupe lui-même du suivi des paiements. 
      • Suivi de paiement uniquement pour les la tva: Votre client rédige des factures sans tva et vous donne l'ordre de rédiger des facturer pour récupérer la tva. Vous vous chargez du suivi des paiements de ces factures. 
      • Suivi de paiement complet: Votre client vous donne l'ordre de rédiger des factures pour le montant total. Vous vous chargez du suivi des paiements de ces factures.
  • SEPA Direct Debit

    Créer des mandats, établir des factures de vente, créer des ordres de domiciliation et téléverser ces ordres. En un rien de temps vous vous chargez des domiciliations européennes.

    Mandats

    Venice vous aide à gérer les mandats vous-même de manière simple: B2C, B2B et mandats uniques. Vous liez un ou plusieurs mandats à une fiche de client. Même si vous passez du format DOM80, Venice permet de créer des mandats automatiquement. Une importation d’un fichier de migration DOM80 est prévue à cette fin.

    Documents de vente

    Vous complétez une référence de mandat dans les documents de Vente qui doivent être encaissés par domiciliation. A base de ces documents de vente, Venice crée un fichier de travail. Ce fichier contient tous les documents de vente impayés avec une référence de mandat.

    Ordre de domiciliation

    Ce fichier de travail va aboutir à un ordre de domiciliation. Venice crée une opération diverse et lettre toutes les factures qui se trouvent dans l’ordre. Le montant total de l’ordre de domiciliation est contrepassé sur le compte pour ‘ordres de domiciliation en cours’. Lors de l’encodage de l’extrait financier, vous n’avez qu’à lettrer ce compte d’attente. Lors de l’enregistrement du document financier, les mandats en question sont mis à jour.

    Intégration avec Isabel

    Pour chaque ordre de domiciliation un fichier d’échange en format XML est créé. Vous envoyez ce fichier à votre établissement financier ou vous le téléversez via Isabel. Avec Isabel6 il est même possible de téléverser les fichiers d’échange à partir de Venice et de télécharger des fichiers CODA dans Venice.

    L’option SEPA Direct Debit s’intègre parfaitement dans Venice Comptabilité. Elle peut être activée et configurée par dossier individuel. Pour plus d’information, vous pouvez consulter sur le site de Febelfin.